Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

Hướng dẫn chi tiết cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp cùng một số mẫu câu thông dụng. Nắm vững format email tiếng Anh đúng chuẩn và các tip viết email hiệu quả.

Trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay, kỹ năng viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là một trong những yêu cầu thiết yếu đối với học sinh, sinh viên và người đi làm. Một email được viết đúng chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email tiếng Anh một cách hiệu quả cùng những mẫu câu thông dụng nhất.

1. Bố cục chung khi viết email tiếng Anh

1.1 Subject line (Tiêu đề email)

• Tiêu đề email cần ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác nội dung email
• Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt và viết HOA toàn bộ
• Ví dụ: "Meeting Request: Project Update Discussion - March 25"

1.2 Greeting (Lời chào)

Tùy vào mối quan hệ với người nhận, bạn có thể sử dụng:

• Formal: "Dear Mr./Ms. [Surname]"
• Semi-formal: "Dear [First name]"
• Informal: "Hi/Hello [First name]"

1.3 Opening (Mở đầu)

Phần mở đầu nên:

• Giới thiệu bản thân (nếu là email đầu tiên)
• Nêu rõ mục đích của email
• Tham chiếu đến liên lạc trước đó (nếu có)

1.4 Body (Nội dung chính)

• Trình bày ý tưởng rõ ràng, mạch lạc
• Sử dụng các đoạn văn ngắn
• Tập trung vào một ý chính cho mỗi đoạn

1.5 Closing (Kết thúc)

• Tóm tắt những điểm chính
• Nêu rõ hành động tiếp theo
• Bày tỏ sự cảm ơn

1.6 Sign-off (Lời chào kết)

• Formal: "Yours sincerely," "Best regards,"
• Semi-formal: "Kind regards," "Best wishes,"
• Informal: "Best," "Cheers,"

2. Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn

2.1 Chọn subject line phù hợp

• Ngắn gọn và rõ ràng
• Sử dụng từ khóa quan trọng
• Tránh dùng từ spam trigger
• Độ dài lý tưởng: 6-10 từ

2.2 Lựa chọn greeting phù hợp

Formal:

• "Dear Professor Smith,"
• "Dear Dr. Johnson,"
• "Dear Sir/Madam,"

Semi-formal:

• "Dear James,"
• "Dear Marketing Team,"

Informal:

• "Hi Sarah,"
• "Hello everyone,"

3. Các lưu ý khi viết email tiếng Anh

3.1 Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

• Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả
• Đọc lại email trước khi gửi
• Chú ý các lỗi thường gặp

3.2 Giữ giọng điệu chuyên nghiệp

• Tránh ngôn ngữ không formal
• Không sử dụng emoji trong email công việc
• Giữ tone lịch sự và tôn trọng

3.3 Định dạng email

• Sử dụng font chữ dễ đọc (Arial, Times New Roman)
• Cỡ chữ phù hợp (11-12pt)
• Căn lề và spacing đều đặn

4. Những mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh

4.1 Salutation – Chào hỏi

• "I hope this email finds you well."
• "I trust you are having a great week."
• "Thank you for your prompt response."

4.2 Starting – Mở đầu

• "I am writing to inquire about..."
• "I would like to follow up on..."
• "This email is regarding..."

4.3 Referring to previous contact

• "With reference to our telephone conversation today..."
• "Thank you for your email of [date]..."
• "I apologize for my delayed response..."

4.4 Making a request

• "I would be grateful if you could..."
• "Would it be possible to..."
• "Could you please..."

4.5 Offering help

• "Please let me know if you need any assistance."
• "I would be happy to help you with..."
• "Don't hesitate to contact me if you need further information."

4.6 Giving good news

• "I am pleased to inform you that..."
• "We are delighted to announce..."
• "I'm happy to confirm that..."

Kết luận

Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng có thể được rèn luyện và phát triển theo thời gian. Với những hướng dẫn và mẫu câu thông dụng trên, bạn đã có thể bắt đầu viết những email tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả.

Để nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh cũng như các kỹ năng tiếng Anh khác, AMES English cung cấp các khóa học IELTS chuyên sâu với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm. Đăng ký ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết!

Liên hệ ngay với AMES English:

• Hotline: 1800 2098
• Website: ames.edu.vn
• Fanpage: Anh ngữ AMES